文件管理 vs. 知識管理

文件管理 (Document Management)
知識管理 (Knowledge Management, KM)

 

根據我快要遺忘的記憶, 我記得二技時學到: 文件管理是知識管理的其中一個環節;

同時它也是最容易系統化建制 (implement) 的部分. 不需要建立複雜的軟體系統,

一些現有的套裝軟體就可以符合文件管理的需求, 譬如 IBM Lotus Notes 或 Microsoft Outlook.
簡單說, 文件管理是知識管理的第一步.

可是我一直有一個刻板印象: 認為"文件管理"是拖累整個組織運作的爛泥巴.

 

 

-- 情境A --
每天跑客戶 , 搞專案已經焦頭爛額了, 還要寫一堆莫名其妙的日報, 週報, 月報
每次寫都要東瞎班, 西唬爛一番, 遲交還會被定… ^$%@$%%~!
-- 情境A --

 

 

“知識 管理最好的做法，就是從每日的作業中，經由一個有效的引擎，把所有日常工作的知識及經驗全都記錄下來。“ , 華邦電子 知識管理中心副總經理 靳蓉
http://www.microsoft.com/taiwan/office/solutions/d001.htm

 

文件管理, 號稱是要將知識, 經驗給紀錄下來. 但我卻覺得, 它只不過是另一個 database,

甚至是另一種 information overload (資訊過載), 讓員工在每日例行工作/額外工作/專案進度之外,

還得另外花心思時間去餵文件管理系統.

 

重點是, 東西紀錄下來了, 到底會不會被取用呢? 取用之後能帶來多少價值?

可是不做文件管理又不行

 

 

-- 情境B –
某兩兵到部兩週即被任命接管連參三的職位, 在不到一週的交接期間,

除了參與一個年度作戰計畫以外, 所有週期性作戰/訓練工作完全沒有概念.

幸好靠著師父 + 前任參三 + 前前任參三 + 前前前… 任參三留下來的心得, 攻略,

總算也是跌跌撞撞地扛起了連隊一年半的作戰訓練業務…
-- 情境B --

 

 

到底, 文件仍然是最基本, 最方便的經驗傳承工具.

能當到副總經理的人講的話一定有他的道理 (!?)

綜合情境A與情境B, 文件管理的初步標準, 我個人有以下見解:

 

 

完整, 有效率的文件管理
員工交出去的日誌必須透過簡單, 快速, 具彈性的平台輸入到文件管理系統中; 系統當然也要能將這些文件有意義地, 有效率地儲存, 例如為各種不同內容設計不同的欄位; 不論是為了哪一種目的而輸入, 系統必須讓員工可以很直覺地把該寫的東西寫在該放的地方.

 

責任
管理階層必須透過規定, 教育, 訓練, 讓員工了解文件管理系統的意義, 清楚它對公司及員工本身的價值, 更進一步地, 要讓 “養育文件管理系統” 成為員工的職責之一, 而不是員工本身工作以外的負擔.

 

存取
其次就是文件, 或者說所謂的經驗, 知識的存取. 已經儲存起來的文件, 唯一的價值就是當他們再次被取用的時候, 這時候的文件, 資料已經轉化成有用的資訊, 甚至是可以解決問題的知識. 如何從數以兆計的位元組中, 找出能夠解決問題的文件? 將會成為文件管理更重要的角色.

 

我認為目前持續發展中的語意網 (Semantic Web), 比爾凱子(Bill Gates) 提倡的類神經網 路(Neural Network), 還有人工智慧 (Artificial Intelligence), 輔以資料探勘 (Data Mining) 所結合成的搜尋功能, 將會是這部分功能所需借重的技術面議題.

 

(不知道 Google 是不是也可以集這些技術於大成發展出超級搜尋引擎 ?)

 

 

還是要提醒, 文件管理仍然只是知識管理的其中一個環節.

單靠文件管理是無法把知識管理的效能發揮到極致的.

那麼知識管理的極致是什麼? 還有什麼是可以做的呢?

這是一個好問題, 知識革命尚未成功, 知識工作者仍需努力 !!