2006/05/29

文件管理 vs. 知識管理


文件管理 (Document Management)
知識管理 (Knowledge Management, KM)

 


根據我快要遺忘的記憶, 我記得二技時學到: 文件管理是知識管理的其中一個環節;

同時它也是最容易系統化建制 (implement) 的部分. 不需要建立複雜的軟體系統,

一些現有的套裝軟體就可以符合文件管理的需求, 譬如 IBM Lotus Notes Microsoft Outlook.
簡單說, 文件管理是知識管理的第一步.


可是我一直有一個刻板印象: 認為"文件管理"是拖累整個組織運作的爛泥巴.

 

 

-- 情境A --
每天跑客戶 , 搞專案已經焦頭爛額了, 還要寫一堆莫名其妙的日報, 週報, 月報
每次寫都要東瞎班, 西唬爛一番, 遲交還會被定…
^$%@$%%~!
-- 情境A --

 

 

知識 管理最好的做法,就是從每日的作業中,經由一個有效的引擎,把所有日常工作的知識及經驗全都記錄下來。“ , 華邦電子 知識管理中心副總經理 靳蓉
http://www.microsoft.com/taiwan/office/solutions/d001.htm


 

文件管理, 號稱是要將知識, 經驗給紀錄下來. 但我卻覺得, 它只不過是另一個 database,

甚至是另一種 information overload (資訊過載), 讓員工在每日例行工作/額外工作/專案進度之外,

還得另外花心思時間去餵文件管理系統.

 

重點是, 東西紀錄下來了, 到底會不會被取用呢? 取用之後能帶來多少價值?

可是不做文件管理又不行

 

 

-- 情境B –
某兩兵到部兩週即被任命接管連參三的職位, 在不到一週的交接期間,

除了參與一個年度作戰計畫以外, 所有週期性作戰/訓練工作完全沒有概念.

幸好靠著師父 + 前任參三 + 前前任參三 + 前前前… 任參三留下來的心得, 攻略,

總算也是跌跌撞撞地扛起了連隊一年半的作戰訓練業務…
-- 情境B --

 

 

到底, 文件仍然是最基本, 最方便的經驗傳承工具.

能當到副總經理的人講的話一定有他的道理 (!?)

綜合情境A與情境B, 文件管理的初步標準, 我個人有以下見解:

 

 

完整, 有效率的文件管理
員工交出去的日誌必須透過簡單, 快速, 具彈性的平台輸入到文件管理系統中; 系統當然也要能將這些文件有意義地, 有效率地儲存, 例如為各種不同內容設計不同的欄位; 不論是為了哪一種目的而輸入, 系統必須讓員工可以很直覺地把該寫的東西寫在該放的地方.

 

責任
管理階層必須透過規定, 教育, 訓練, 讓員工了解文件管理系統的意義, 清楚它對公司及員工本身的價值, 更進一步地, 讓 “養育文件管理系統” 成為員工的職責之一, 而不是員工本身工作以外的負擔.

 

存取
其次就是文件, 或者說所謂的經驗, 知識的存取. 已經儲存起來的文件, 唯一的價值就是當他們再次被取用的時候, 這時候的文件, 資料已經轉化成有用的資訊, 甚至是可以解決問題的知識. 如何從數以兆計的位元組中, 找出能夠解決問題的文件? 將會成為文件管理更重要的角色.

 

我認為目前持續發展中的語意網 (Semantic Web), 比爾凱子(Bill Gates) 提倡的類神經網 路(Neural Network), 還有人工智慧 (Artificial Intelligence), 輔以資料探勘 (Data Mining) 所結合成的搜尋功能, 將會是這部分功能所需借重的技術面議題.

 

(不知道 Google 是不是也可以集這些技術於大成發展出超級搜尋引擎 ?)

 

 


還是要提醒, 文件管理仍然只是知識管理的其中一個環節.

單靠文件管理是無法把知識管理的效能發揮到極致的.

那麼知識管理的極致是什麼? 還有什麼是可以做的呢?

這是一個好問題, 知識革命尚未成功, 知識工作者仍需努力 !!

2006/05/28

找自己

今天沒進度, 1/3為了快斷糧的我在補給, 1/3在lab昏迷, 1/3一樣在lab, 可是在看自己的blog

 

看了這一年來自己寫的文章, 和大家的留言

突然覺得現在的我, 又失去了好多好多...

 

從前的自己

開朗, 幽默, 自信

它們並不是我的屬性,

可是我竟然從自己的文章裡看到這些

 

而現在的我, 充滿了各種負面的屬性

 

當然這一年也不是沒有成長

但是為了那一點成長, 付出的, 失去的... 好多好多

我要一點一點慢慢找回自己 !!

 

 

PS. 很久沒有po類別叫"KUSO"的文章了

PS2. 那麼灰暗難怪留言也相對的少 !!

PS3. 到底出了沒啊 ?!

2006/05/27

1/3 aLive

累積了太多情緒 太多疲勞
反而不知道要說什麼了...
經過接連三天三夜的奮鬥
平均15小時進食一次
三天睡不到十小時...



<Legal Context of Information & Knowledge Management>
  終於以三千出頭(3500 max)的數字完成了 Legal 的作業
  或許內容不算充實, 可能字數未達要求
  不過平心而論就算扣了十分也不會低於40
  這點我倒是很有自信
</Legal Context of Information & Knowledge Management>


<Markup Languages for the Web>
  然而今天一天的時間, 加上累積的疲勞
  實在是真的沒有辦法好好把 XML 完成
  文件是寫了, 報告(850/150)也交了
  但是只給了自己40分; 要看第一份作業成績如何吧?
  這科竟然是目前最有危機的!!
</Markup Languages for the Web>


一份一份回頭看過去交的...


<Database Structure and Design>
  15小時連續衝刺
  雖然資料庫的報表部分等於沒做, 文字報告也只有一千出頭(1500 max)
  不過我還是很期待可以奪得 distinction (70 above)
  雖然小姚說我的架構有問題
  但是以這份作業的要求來說, 應該有到水準了
</Database Structure and Design>


<Competitor Intelligence>
  再往回推, 是不敢再次想起的 CI, 是一場夢魘
  就算是 Legal, 甚至上學期的 PKM 也沒有這麼嚇人 >"<
  2289/2500, 自認我的 "additional value" 不值一晒
  但是基本要求大致上都有達到了, 50分及格應該不成問題
</Competitor Intelligence>


<Management Techniques and People Skills>
  莫名其妙的一個不必上台的power point
  只花了我半個下午的時間
  第一份報告寫得還算勉強通過吧?
  或許也會莫名其妙地過了!?
</Management Techniques and People Skills>

 

還剩下 1/3 條命, 要留給 Business Plan (3,000 words)..
喔, 還有論文要找的50篇資料, 靠邀!

 

 

 

 

(順便感謝一下這兩星期一直提供 knowledge sharing 的 IKM 戰友們, 你們大大地發揮了KM魂啊 !!)     

2006/05/19

魔鬼週

從5/10, 絕望的那一天之後到現在, 已經過了一星期了

 

 

這週我稱為魔鬼週

每天一個人到24小時的電腦教室去

回家只有煮泡麵, 洗澡, 和睡覺

 

 

魔鬼週的前三天, 還在掙扎摸魚三日不知所謂

每天也都還不爭氣地睡上八小時

然後徹底認清事實, 申請了三個延期; 獲得了兩個

後面四天, 開始轉化成行屍

和 2,500 字的 CI* 惡鬼周旋

平均要爬三小時的網站, 資料, 才能生出100字的進度

睡覺時間迅速縮短成五小時, 三小時, 一小時

終於在獲得順延的一星期後, 今天 (5/18星期四) 早上 5:30

我邁著疲憊的步伐, 沉重的眼皮, 乾枯的口舌和空洞的腦袋回到我可愛的床上

 

 

現在進度 2/6, 明天又一個 deadline

下星期四 3,500 字; 星期五 1,500 + 4,000 字

我想應該會升級成地獄週

可預期的體重期望值將有機會下降2個單位, 來到 55kg

說真的, 可以花兩千公克擺平剩下來的作業, 那是值得的 !!

 

5/10絕望的那一天到現在, 中間又體驗了無數次的絕望, 期望與失望

現在對我最好的結果應該是, 徹底化身成為在地獄裡的魔鬼

拋開所有情感與理性, 和身邊, 腦中所有的惡魔嘶鬥

 

 

之後...

之後... ?

 

 

 

 

* CI (Competitive Intelligene), 競爭情報 - 如何合法取得競爭對手情報資訊的一門學問

2006/05/11

不是走霉運, 是上天的考驗...

繼上星期那一連串的霉運後

 

我開始出現生理上的不適 (不是28天)

 

肚子會餓,但沒食慾
每天至少拉兩次肚子
有吃也拉、沒吃也拉
太晚睡頭會痛

接著宿舍網路不斷地掛點, 最近這一波已經持續超過24小時

最後, 就在兩小時左右以前...

 

 

 

 

 

 

時間下午一點
網路還是沒好, 正收拾好NB, 準備帶到Lab去做長期抗戰
線都拔好了, 可是還是不死心地想再試一次, 於是又把網路線接上

 

啊, 小滑鼠也順便帶著...

 

椅子往櫃子一划, 刷地!
椅子勾住了電源線, 連帶把整台NB給扯下來
我就這樣眼睜睜地看著NB摔到地毯上

 

靠邀啊!!

 

電腦還正在開機中
因為改吃電池了
趕緊把電源線插回去
幹! 為什麼沒反應!?

 

我慌了!!

 

檢查看看, 資料都無誤
趕快關機, 換了一個插座
把電池拔掉, 再重新插上電源線, 開機

 

幹! 還是沒有反應!!

 

打了通電話去客服和聽不懂再講什麼的英國人講半天, 他竟然叫我買新的 Adaptor
可是我內心深處覺得, 問題應該出在電腦上的電源插孔
唯一一個和我使用相同型號的台灣同學, Easter回台灣時把它給賣了
現在我只能找一樣用 acer NB 的朋友測試電源線了

 

短時間內, 我想應該都沒辦法再用自己的NB了
現在剩下一大一小兩顆電池, 加起來最多兩小時的電力可用
已經在第一時間把這學期的資料先備份出來了
其他資料也剛剛才在四月中時備份過

 

或許這是個轉機吧?
讓我能徹底專心地把作業完成
(雖然明天就要交第一份了, 我還在0字)

 

 

 

 

希望這是上天的考驗
希望我能通過這考驗

2006/05/02

走霉運了

作業寫不下去

交友出現挫折

關門夾到拇指

騎車割傷小腿

跑超市吃閉門羹

樓上漏水到半夜

打破鏡子的人明明不是我啊!

 

 

唉 算了

 

還是趕快走出這片烏雲吧
至少跟二技第一年比起來
這只是情結輕微的不順遂


電話被盜打兩萬
撞卡車飛過水溝衝進竹林
然後接著中耳炎
再來是高等資料結構18分被當



要比這個更雖才有資格靠北

長草了

就讓它長成非洲大草原吧!